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Todo planejamento estratégico municipal, precisa ser feito de modo abrangente e transparente. Afinal, o gestor deve ter um conhecimento amplo sobre a situação do município que gere, para poder traçar os rumos de crescimento com mais certeza

Sendo assim, a FIoriili  com objetivo de ajudar na gestão pública administrativa, foram desenvolvidos softwares para otimizar processos e ajudar na eficiência na gestão pública. Esses sistemas são destinados a facilitar a compilação de documentos, agilidade nos processos, bem como auxiliam na análise dos dados gerenciais.

A automatização de serviços já está se tornando comum nas prefeituras de todo o país, como também em muitos outros setores que vão além da administração pública. Isso porque, reduz gastos de diversas formas, além de facilitar o alcance dos prazos tão rígidos nesse segmento.

O que são os softwares de gestão pública e como eles otimizam o trabalho?

Softwares são programas desenvolvidos por profissionais da tecnologia, que tem como sua principal função auxiliar nas atividades de qualquer empresa e orgão onde estão sendo instalados. Com isso, esses sistemas fazem análise de dados, conferência e, até mesmo, correção de processos. Esses programas aplicados especificamente para a gestão, automatizam processos que, antes, eram realizados por mão de obra humana, por isso, passíveis de erros. Além disso, os softwares de gestão têm a capacidade de diminuir o tempo gasto com atividades cotidianas, liberando a mão de obra para realizar outras tarefas.

Um exemplo da utilidade de um software de gestão pública, é a realização de uma licitação. Toda a análise e a conferência das propostas são feitas pelo sistema automatizado, gerando maior transparência nos processos. Além disso, o tempo gasto diminui consideravelmente. Com um software de gestão, uma licitação pode ser realizada em apenas algumas horas, com a confiança de que todas as análises foram feitas de modo regularizado.

 

Vantagens de usar software de gestão

Além da otimização do tempo gasto com os procedimentos comuns em uma prefeitura, existem outras vantagens a serem consideradas, que serão fundamentais para o processo de automatização de seu paço administrativo. Veja quais são:

Maior transparência de dados 

Os softwares de gestão aumentam a credibilidade do gestor. Afinal, todos os dados inseridos no programa são passíveis de análise e auditoria. Logo, utilizá-los é uma maneira de deixar claro que as contas estão abertas para conferência. Além disso, esses sistemas são programados para eliminar qualquer tipo de erro ou adulteração. Sendo assim, são ferramentas que prezam pela coerência do que está sendo gerido. Consequentemente, aplicam maior responsabilidade nas transações.

Controle de orçamento mais eficiente

Utilizando sistemas automatizados para gerar relatórios, tornam a organizaçãos mais eficientes. Isso porque os erros são eliminados, dando um panorama real e completo sobre a situação orçamentária da prefeitura. Consequentemente, as decisões passam a ser embasadas por dados concretos.

Análise de métricas

Considerando o tópico diretamente acima, os resultados corretos sobre as análises que envolvem a gestão pública são a melhor fonte para criar o planejamento estratégico do próximo período. Sendo assim, a geração dos relatórios analíticos precisos permite que o gestor tenha maior conhecimento sobre as possibilidades de sua prefeitura, bem como também encontra os pontos passíveis de correção.

Gerenciamento da lista de fornecedores e parceiros

Como já dissemos, uma das principais funções dos softwares de gestão é, justamente, a otimização do trabalho humano, de modo a reduzir o tempo gasto com atividades cotidianas. Dentro desse cenário, ter um banco de dados sobre fornecedores e parceiros à mão, significa diminuir o tempo perdido buscando por telefones, e-mails e outras formas de contato.

Redução de custos

Sistemas automatizados reduzem em, pelo menos, um terço os gastos com documentação física. Isso porque, além de eliminar a necessidade de impressões e custos com papel, ele também diminui os erros cometidos. Quanto menos erros, menos correções. Logo, o custo por tarefa cai consideravelmente.

 

Cuide para que o software de gestão não se torne um empecilho!

As novidades da tecnologia servem para facilitar a vida de seus usuários. Entretanto, nem todos os funcionários das prefeituras possuem intimidade com elas. Por isso, é fundamental que, ao decidir implantar o seu sistema de gestão, que você invista na capacitação de quem irá utilizá-lo. A Contreina cuida disso disponibilizando um suporte rapído e eficeinte, além de cursos práticos sobre a manutenção dos softwares, de modo a aumentar a produtividade de seus colaboradores. 

Lembre-se de que o software de gestão deve ser utilizado cotidianamente, para que você consiga ter acesso a todos os benefícios e vantagens que citamos. Se você deseja otimizar a gestão pública de sua cidade, essa é uma excelente alternativa.